よくある問い合わせメールに自動で返信するには？
何度も届く同じ内容のメールは、チャットボットに自社の言葉づかいで返信させ、めずらしい内容だけをスタッフに残します。お客様には早く返事が届き、受信箱には人が読むべきメールだけが残ります。
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かんたんな答え
よくあるメールへの返信は、チャットボットにテンプレートと話し方を渡すことで自動化できます。ボットがよくあるメールに返信を作って送り、興味を持った方にはフォローメールを送り、チケット管理システムとも連携します。
手順
- 先月の受信メールを内容ごとに分け、毎回同じように答えているメールを見つけます。
- 内容ごとによい返信を1つ書き、テンプレートとして保存します。
- クレーム、契約、めずらしい相談など、人が読むべきメールを決めます。
- メールボックスにチャットボットをつなぎ、使っている場合はチケット管理システムともつなぎます。
- 最初に送られた返信を確認してテンプレートを直し、その後は毎週いくつか見直します。
AISNSIOでのやり方
AI-SNS.IOのメール自動返信チャットボットは、お客様からのメールに、あなたの言葉づかいで自動返信します。よくあるメールには返信を作って送り、変更できるテンプレートを使うので、自社らしい返信になります。
チケット管理システム（問い合わせを管理するツール）と連携でき、興味を持った方には個別のフォローメールを送ります。オンボーディング、注文追跡、予約のメールも手順どおりに進めます。お客様の言語で返信できます。
メールでボットができること
- よくあるメールに、返信を作って送る。
- 変更できるテンプレートで、自社らしい返信にする。
- チケット管理システムと連携する。
- 興味を持った方に、個別のフォローメールを送る。
- オンボーディング、注文追跡、予約のメールを手順どおりに進める。
- お客様の言語で返信する。
人が読むべきメール
- クレームや、強い不満が書かれたメール。
- 契約、見積もり、条件の相談。
- テンプレートでは対応できない依頼。
- 返信への返信。お客様から新しい質問が返ってきたら、やり取りがずれていないか確認します。
このページの用語
テンプレート
お客様ごとに調整して使う、用意済みの返信文です。
チケット管理システム
問い合わせを1件ずつ記録し、対応状況を管理するツールです。
フォローメール
最初の連絡のあと、やり取りを続けるために送るメールです。
オンボーディング
新しいお客様が、製品やサービスを使い始めるための最初の手順です。
よくある質問
返信は、自社らしい文章になりますか？
はい。変更できるテンプレートを使うので、自社の言葉づかいで返信できます。
チケット管理システムと一緒に使えますか？
はい。問い合わせを管理するチケット管理システムと連携できます。
興味を持ったお客様にフォローできますか？
はい。興味を持った方に、個別のフォローメールを送ります。
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発行: 株式会社フリーボーン（Freeborn Inc.）・大阪府吹田市 · contact@ai-sns.io
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